Através dos formulários elaborados na plataforma, é possível solicitar também documentações aos candidatos.
O formulário será enviado como uma das etapas do processo e seus candidatos poderão respondê-lo anexando os documentos solicitados.
Cuidado com as informações solicitadas!
Recomendamos a cautela em relação às informações requisitadas. É de suma importância ressaltar que a documentação contendo dados sensíveis deve ser tratada de acordo com as diretrizes delineadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Dado que a possibilidade de efetuar o download da documentação anexada pelos usuários implica na circulação dos dados fora da plataforma RECRUT.AI, sua empresa deve estabelecer claramente as políticas de tratamento de dados.
É fortemente recomendado que documentos e outros dados sensíveis não sejam requisitados durante o processo seletivo. Essa etapa é mais indicada para ser realizada após a confirmação da contratação. No entanto, caso o seu processo efetivamente demande esse tipo de informação para prosseguir, é crucial observar pontos fundamentais da LGPD.
Nesse contexto, sugerimos que os dados sejam solicitados ao término do processo, ou seja, somente a candidatos que detenham uma probabilidade mais significativa de avançar no processo, ou mesmo àqueles que já foram selecionados, visando assim a limitação na coleta de dados.
Ademais, a LGPD estipula que a coleta de dados sensíveis seja respaldada perante o titular dos dados. Isso implica que, caso seja necessário requisitar informações adicionais aos candidatos (além das já requeridas no campo de inscrição e disponíveis no perfil do candidato), tal solicitação, coleta, armazenamento e tratamento de dados devem ser devidamente justificados junto ao titular dos dados, ou seja, ao próprio candidato.
Como montar um formulário para solicitação de documentação:
No passo-a passo abaixo te mostramos como você pode montar o seu formulário utilizando a nossa ferramenta de formulários conversacionais. Saiba mais sobre os formulários aqui.
Passo 1 - Acesse a página de criação de Formulários
A opção fica no Menu (lado esquerdo da tela) e está dentro da categoria Configurações.
Passo 2 - Cadastrar o novo formulário
Na tela de gerenciamento dos testes já criados, você deve clicar para criar um .
Nas configurações do teste, você irá definir alguns detalhes:
a. Nome do seu formulário: você deverá definir como quer chamar este novo formulário que está criando. Você pode utilizar o nome que desejar.
b. Duração: no caso do formulário admissional, a opção de duração ser mantida como "Sem limite para completar"
c. "Este formulário deve calcular nota?": como se trata apenas do envio das documentações, não há necessidade de o formulário servir como nota para os candidatos. Esta opção pode ser desmarcada, ok?
Somente questões do tipo alternativa podem ter nota calculada.
d. "Ativo?": para que o formulário possa ser utilizado nos processos, é importante que esta opção esteja marcada. Caso contrário, este formulário não poderá ser incluído no funil de seleção da sua oportunidade.
Passo 3 - Quais perguntas utilizar?
Orientações iniciais
Caso você queira repassar algum tipo de orientação no início do formulário, é necessário cadastrar uma pergunta do tipo Expositiva (Sem Resposta). Esse tipo de questão não requer resposta do candidato, é um campo para orientação.
Neste tipo de questão você pode realizar a justificativa da coleta dos dados e como e como a empresa irá tratar esses dados perante a LGPD.
Questão do Tipo Alternativa
Nesse tipo de questão você pode criar um termo de aceite linkado as polípticas da sua empresa, onde os termos de coleta de dados podem estar descritos e através desta questão o candidato irá definir se concorda ou não em disponibilizar os dados solicitados. ex:
Upload de documentos
Para que seja possível realizar o anexo dos documentos, devem ser incluídas perguntas do tipo Arquivo (Upload). Para o upload, é possível fazer uma pergunta direcionada a cada documento necessário, exemplo:
Cada pergunta só suporta um arquivo, então lembre-se de colocar essa observação nas questões ou em uma expositiva antes do início das questões, para que o candidato consiga compactar toda a documentação solicitada em um único arquivo.
Ao configurar cada pergunta, é possível definir em qual formato os arquivos devem ser enviados: PDF, Imagem, PowerPoint, Excel, Arquivo ZIP.
A depender das documentações necessárias, pode ser necessário definir algumas delas como obrigatórias e outras como opcionais. Para que isso seja feito, basta marcar/desmarcar a opção Obrigatória.
Passo 4 - Incluir a etapa no Funil de Seleção
Após a montagem do formulário, é importante incluir este formulário como uma das etapas do seu processo. Basta incluir uma etapa de Formulários na criação do seu pipeline.
Como receber as respostas?
À medida que os formulários são preenchidos e enviados, os documentos ficam disponíveis para download dentro da tela de detalhes de cada candidato e no relatório de resposta de formulários.