O gerenciamento das requisições permite que os usuários acompanhem todas as solicitações, verifiquem seu status e realizem ações conforme necessário. Neste artigo, explicaremos quem tem acesso a esse menu e como utilizar todas as funcionalidades disponíveis.
Quem pode acessar o menu de requisições?
No novo fluxo de requisição, cada usuário desempenha um papel fundamental para garantir que o processo seja eficiente e organizado. Conheça os principais perfis envolvidos:
👤 Requisitante: Responsável por solicitar a abertura da vaga, preenchendo todas as informações necessárias no formulário de requisição.
✅ Aprovador: Responsável por revisar e aprovar a solicitação da vaga, garantindo que ela atenda aos critérios estabelecidos.
🎯 Recrutador: Profissional encarregado de conduzir o processo seletivo da vaga, desde a triagem de candidatos até a finalização da contratação.
👤Gerente de RH: Possui acesso a abertura de requisição, aprovação e visualização de requisições e oportunidades em sua área da empresa
🔧 Admin: Possui acesso total, podendo atuar em todas as etapas e atribuir recrutadores às requisições para manter o fluxo organizado.
Entendendo o menu de requisições.
Nosso fluxo de requisições é composto pelas seguintes divisões:
1.Novas
São as requisições já preenchidas, mas ainda não finalizadas. Ou seja, são rascunhos que precisam de mais ajustes ou informações, antes de serem enviadas para aprovação.
Caso o usuário precise enviar a requisição, basta clicar no botão “Editar Requisição”, fazer os ajustes necessários e no canto inferior esquerdo clicar no botão “Enviar para aprovação”.
Após enviada para a aprovação, não é possível editar a requisição, exceto se ela for devolvida pelo aprovador. Contudo, a aba de comentários fica ativa para realização de comentários durante todo o fluxo.
2.Devolvidas
São as requisições que foram enviadas para aprovação, mas foram devolvidas pelos aprovadores. Isso ocorre quando o aprovador precisa que a solicitação seja alterada ou ajustada por algum motivo, ou justificativa específica.
Ao clicar no botão “Editar Requisição”, o formulário de requisição irá se abrir para edições solicitadas. Nesta tela também será possível visualizar o status atual da requisição e a justificativa enviada pelo aprovador:
Após realizar todas as alterações, basta enviar novamente para aprovação.
3.Aguard. Aprovação
Requisições que foram abertas pelos requisitantes e atribuídas a aprovadores, aguardando revisão e aprovação. Essas requisições ainda não passaram pela validação final dos aprovadores.
Nesta aba o aprovador irá verificar todos os detalhes referentes a requisição, podendo mover a tabela usando a barra de rolagem inferior. Detalhes como: (Código da Requisição, Data de Criação, Motivo, Local, Modalidade, Área, Requisitante, Aprovador, Se é para PCD, Horário de Trabalho, Centro de Custo e informações complementares.)
O aprovador verá os seguintes botões: "Aprovar", "Rejeitar", "Devolver", "Ver Requisição" e Comentários. Todas as ações realizadas gerarão notificações via email para os usuários envolvidos.
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Aprovar:
Ao aprovar a requisição, ela ganha um novo código, passa a ser uma oportunidade, e passa para uma nova etapa do fluxo, aparecendo na aba “Requisição aprovada” do menu de “Oportunidades”. Nesta nova etapa, todos os usuários, Admins e Gerentes de RH da área da requisição, serão notificados via email sobre a requisição, agora oportunidade, disponível para ser atribuída a um recrutador.
Ao apertar no botão “Aprovar” será exibido o seguinte aviso:
O campo de anotações será exibido junto com o botão de alterar status, ao clicar no botão, a requisição será movida para a aba de “Aprovação” na seção de Requisição de Vagas e também em Oportunidades, onde o Administrador poderá atribuir um recrutador(a).
- Rejeitar:
A requisição será enviada para a aba "Rejeitada", sem possibilidade de novas ações.
Ao apertar no botão “Rejeitar” será exibido o seguinte aviso:
O campo de anotações será exibido, sendo obrigatório o preenchimento nesta vez para justificar o motivo da rejeição da requisição. Ao rejeitar, a requisição não irá poder mais ser alterada, sendo necessário a abertura de uma nova requisição.
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Devolver:
A requisição será retornada ao requisitante para ajustes. Nesse caso, será obrigatório preencher um campo de anotações com os motivos da devolução.
Ao apertar no botão “Devolver” será exibido o seguinte aviso:
O campo de anotações será exibido, sendo obrigatório mais uma vez o preenchimento para esclarecer ao solicitante as alterações necessárias A requisição retornará ao solicitante e ao devolver, o requisitante será notificado via e-mail e poderá encontrar a requisição devolvida na aba de “Devolvidas”.
Nesta aba, o requisitante terá acesso a justificativa do aprovador para devolver a requisição e detalhes de quando essa requisição foi devolvida e por quem foi devolvida.
Ao clicar no botão “Editar Requisição”, o formulário de requisição irá se abrir para edições solicitadas. Nesta tela também será possível visualizar o status atual da requisição e a justificativa enviada pelo aprovador:
Após realizada as edições, basta enviar novamente para aprovação.
- Ver requisição
Ao apertar no botão “Ver Requisição” será exibida uma tela com todas as informações da requisição:
Código da Requisição, Perfil de cargo, Área da empresa, Centro de custo, Motivo, Forma de contratação, Informação Salarial, Modalidade, Horário de trabalho, Vaga exclusiva para PCD, Localização, Informações complementares e a Descrição do cargo.
Também nesta tela, é possível para o aprovador, admin ou gerente de RH, alterar o status da requisição usando o botão “Alterar Status” e verificar se há comentários.
Este campo ficará localizado no canto superior direito da tela de requisição.
- Comentários:
A aba de comentários fica disponível em todo o fluxo de requisição para que os usuários possam tecer comentários relevantes sobre a requisição em questão.
4. Rejeitada
São as requisições que foram rejeitadas pelos aprovadores. Após a rejeição, não é mais possível modificar a requisição, e ela não pode prosseguir no processo.
Toda requisição rejeitada tem uma justificativa e você também poderá verificar a requisição e ver comentários sobre este processo.
5. Aprovada
As requisições que foram aprovadas e estão aguardando a atribuição a um recrutador ou a publicação como oportunidade.
As requisições aprovadas já se tornaram uma oportunidade e você pode acompanhar o status da oportunidade na coluna “Oportunidade” na área de “Requisição Aprovada”. Veja mais detalhes aqui.
6. Preenchida
A oportunidade irá cair nessa aba quando, a requisição (agora oportunidade) tiver seu processo concluído e a quantidade de admitidos for maior ou igual à quantidade de vagas solicitadas na oportunidade.
7. Não preenchida
A oportunidade irá cair nessa aba quando, a requisição (agora oportunidade) tiver seu processo concluído, mas a quantidade de admitidos acaba sendo inferior à quantidade de vagas solicitadas na oportunidade.